Tugas 1 Teori Organisasi Umum 2

Peran Komunikasi dalam Organisasi

1.    Pengertian dan Arti Penting Komunikasi 

Komunikasi mengandung makna bersama-sama (common). Istilah komunikasi atau communication berasal dari bahasa Latin, yaitu communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran. Kata sifatnya communis, yang bermakna umum atau bersama-sama. 

Para ahli mendefinisikan komunikasi menurut sudut pandang mereka masing-masing, diantaranya adalah :

1.   Sarah Trenholm dan Arthur Jensen mendefiniskan bahwa komunikasi adalah suatu proses dimana sumber mentransmisikan pesan kepada penerima melalui berbagai macam saluran.

2.   Reymond S. Ross mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses menyortir, memilih, dan mengirimkan symbol-simbol sedemikian rupa, sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh sang komunikator

3.  Everett M. Rogers dan Lawrence Kincaid menyatakan bahwa komunikasi adalah suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi antara satu sama lain,yang pada gilirannya terjadi saling pengertian yang mendalam. 

Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa? mengatakan apa? dengan saluran apa? kepada siapa? dengan akibat atau hasil apa? (who? says what? in which channel? to whom? with what effect?). (Lasswell 1960). 

Analisis 5 unsur menurut Lasswell (1960): 

1.      Who? (siapa/sumber). Sumber/komunikator adalah pelaku utama/pihak yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau yang memulai suatu komunikasi,bisa seorang individu,kelompok,organisasi,maupun suatu negara sebagai komunikator.

2.      Says What? (pesan). Apa yang akan disampaikan/dikomunikasikan kepada penerima(komunikan),dari sumber(komunikator)atau isi informasi.Merupakan seperangkat symbol verbal/non verbal yang mewakili perasaan,nilai,gagasan/maksud sumber tadi. Ada 3 komponen pesan yaitu makna,symbol untuk menyampaikan makna,dan bentuk/organisasi pesan.

3.      In Which Channel? (saluran/media). Wahana/alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator(sumber) kepada komunikan(penerima) baik secara langsung(tatap muka),maupun tidak langsung(melalui media cetak/elektronik dll).

4.      To Whom? (untuk siapa/penerima). Orang/kelompok/organisasi/suatu negara yang menerima pesan dari sumber.  Disebut tujuan (destination) / pendengar(listener) / khalayak(audience) / komunikan / penafsir / penyandi balik (decoder).

5.      With What Effect? (dampak/efek). Dampak/efek yang terjadi pada komunikan(penerima) setelah menerima pesan dari sumber,seperti perubahan sikap,bertambahnya pengetahuan, dll.

Contoh: Komunikasi antara guru dengan muridnya. Guru sebagai komunikator harus memiliki pesan yang jelas yang akan disampaikan kepada murid atau komunikan.Setelah itu guru juga harus menentukan saluran untuk berkomunikasi baik secara langsung(tatap muka) atau tidak langsung(media).Setelah itu guru harus menyesuaikan topic/diri/tema yang sesuai dengan umur si komunikan,juga harus menentukan tujuan komunikasi/maksud dari pesan agar terjadi dampak/effect pada diri komunikan sesuai dengan yang diinginkan. 

Kesimpulan: Komunikasi adalah pesan yang disampaikan kepada komunikan(penerima) dari komunikator(sumber) melalui saluran-saluran tertentu baik secara langsung/tidak langsung dengan maksud memberikan dampak/effect kepada komunikan sesuai dengan yang diingikan komunikator.Yang memenuhi 5 unsur who, says what, in which channel, to whom, with what effect. 

 2.    Jenis dan Proses Komunikasi

Jenis Komunikasi

Untuk mengetahui komunikasi antara pimpinan perusahaan dengan karyawan komunikasi dibedakan menjadi tiga menurut jenisnya. 

a.    Downward Communication

Koordinasi melalui rencana yang telah dibuat (by plan) yang dapat dikatakan koordinasi itu mencapai bentuk komunikasi yang akhirnya berjalan kebawah. Komunikasi ini bersifat satu arah dari pemimpin kepada bawahanya. Informasi yang disampaikan meliputi antara lain, kebijaksanaan pemimpin, peraturan, ketentuan yang harus diikuti oleh pekerja. jadwal kegiatan atau program dan alokasi sumber-sumber.

Makin jelas atau pasti suatu kegiatan atau pekerjaan  makin kurang bimbingan atau pemrosesaninformasi yang diperlukan, sehingga pemimpin cukup mengkoordinasikan  pekerjaan bawahan melalui rencanakerja yang telah disiapkan.

b.    Upward Communication

Koordinasi melalui umpan balik (feed back), berarti komunikasi teratur keatas, dari bawahan kepimpinan terutama dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang bersifat teknis, pemimpin atau manajer sangat memerlukan input informasi yang berupa laporan, saran dari bawahan untuk dapat mengkoordinasikan seluruh kegiatan itu.

Proses Komunikasi

Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar  sebagai berikut :

Pengirim pesan, penerima pesan  dan  pesan

Semua fungsi manajer melibatkan  proses komunikasi. Proses komunikasi dapat dilihat pada skema dibawah ini :  

Diagram Proses Komunikasi

1.      Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi

Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide  untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan   dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan  atau diekspresikan  oleh pengirim pesan.  Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.

Materi pesan dapat berupa :

a.       Informasi

b.      Ajakan

c.       Rencana kerja

d.      Pertanyaan dan sebagainya

2.      Simbol/ isyarat

Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat       dipahami oleh  orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan  penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

3.   Media/penghubung

Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar,  papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan  yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.

4.      Mengartikan kode/isyarat

Setelah  pesan diterima  melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka  si penerima pesan  harus dapat mengartikan  simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.

5.      Penerima pesan

Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan  dari sipengirim  meskipun dalam bentuk code/isyarat  tanpa mengurangi arti pesan  yang dimaksud oleh pengirim

6.      Balikan (feedback)

Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi  kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting  bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung  yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak

Balikan yang diberikan oleh orang lain  didapat dari pengamatan pemberi balikan  terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan  menggambarkan perilaku penerima pesan  sebagai reaksi  dari pesan  yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan  kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.

7.      Gangguan

Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi  akan tetapi mempunyai pengaruh dalam  proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah  hal yang  merintangi atau menghambat  komunikasi  sehingga penerima salah menafsirkan pesan  yang diterimanya.

3.    Komunikasi Efektif 

Berkomunikasi efektif berarti bahwa komunikator dan komunikan sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan. Oleh karena itu, dalam bahasa asing orang menyebutnya “the communication is in tune”, yaitu kedua belah pihak yang berkomunikasi sama-sama mengerti apa pesan yang disampaikan. Menurut Jalaluddin dalam bukunya Psikologi Komunikasi menyebutkan, komunikasi yang efektif ditandai dengan adanya pengertian, dapat menimbulkan kesenangan, mempengaruhi sikap, meningkatkan hubungan sosial yang baik, dan pada akhirnya menimbulkan suatu tidakan.

Syarat-syarat untuk berkomunikasi secara efektif adalah antara lain :

  Ø  Menciptakan suasana yang menguntungkan.

  Ø  Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti.

  Ø  pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan.

  Ø  Pesan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan yang dapat menguntungkannya.

  Ø  Pesan dapat menumbuhkan sesuatu penghargaan atau reward di pihk komunikan.

Ada lima komponen atau unsur penting dalam komunikasi yang harus kita perhatikan yaitu:
1. Pengirim pesan (sender),

2. Pesan yang dikirimkan (message),

3. Bagaimana pesan tersebut dikirimkan (delivery channel atau media),

4. Penerima pesan (receiver),

5. Umpan balik (feedback).

Leech menambahkan, bahwa untuk membangun komunikasi yang efektif, setidaknya kita harus menguasai empat keterampilan dasar dalam komunikasi, yaitu membaca-menulis (bahasa tulisan) dan mendengar-berbicara (bahasa lisan). Begitu pentingmya, banyakorang menghabiskan waktunya untukmelakukan,paling tidak,salah satu keempat keterampilan itu.

Komunikasi efektif tejadi apabila sesuatu (pesan) yang diberitahukan komunikator dapat diterima dengan baik atau sama oleh komunikan, sehingga tidak terjadi salah persepsi.

Untuk dapat melakukan komunikasi efektif ada beberapa hal yang tidak boleh dilakukan, yaitu:

      1.      Menganalisa

      2.      Menyalahkan

      3.      Menghakimi 

      4.      Menasehati

      5.      Menginterogasi

Keterampilan yang harus dimiliki dalam melakukan komunikasi efektif adalah keterampilan mendengarkan dan bertanya. Dalam proses berkomunikasi, seseorang harus mampu mendengarkan dan memahaminya dengan baik. Kemudian mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang saling memiliki keterkaitan dan mengarah pada suatu solusi atau ketenangan untuk masing-masing pihak. Sehingga tujuan utama dalam komunikasi yang efektif adalah sebuah win-win solution. Tak ada satupun orang yang mau disalahkan, inilah konsep dasar dari komunikasi efektif.

4. Implikasi manajerial

Ada 5 macam tipe komunikasi manejerial  : 

1. Komunikasi formal (Formal Communication), yang mengikuti rantai perintah organisasi formal.
2. Komunikasi informal (Informal Communication), yang digunakan manejer untuk melengkapi komunikasi  formal. Mereka melakukannya dengan jalan menyelidiki bagaimana kelompok informal bekerja dalam organisasi yang bersangkutan.
3. Komunikasi non-formal (Informal Communication), Komunikasi ini bersifat efektif komunikasi ini disebabkan oleh ketidaksengajaan daripada organisasi formal yang menyebabkan terjadinya tindakan secara tidak sengaja. 
4. Komunikasi teknis (Technical Communication), digunakan oleh orang-orang yang bekerja dalam bidang yang sama.
5. Komunikasi tentang prosedur-prosedur dan peraturan-peraturan (Procedural and Rules Communication), komunikasi ini biasanya dalam bentuk buku pegangan (manual) tentang organisasi yang bersangkutan. Ia memberikan keterangan tentang kebijaksanaan-kebijaksanaan spesifik dan peraturan-peraturan.

Sumber

(1)   Wiryanto.2004.Pengantar ilmu komunikasi.Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia.   

(2)    http://id.wikipedia.org/wiki/Daftar_definisi_komunikasi diakses pada 17 Maret 2015 pukul 20.20

(3)  Soejono Trimo,” Analisis Kepemimpinan Angkasa Bandung”. 1986
(4)    http://mengerjakantugas.blogspot.com/2012/06/proses-komunikasi-pengirim-pesan.html diakses pada 17 Maret 2015 pukul 20.28

(5)  https://edoparnando27.wordpress.com/komunikasi-efetif/ diakses pada 17 Maret 2015 pukul 21.02

      (6)   George R.Terry. Ph.D. , ed: Dr. Winardi. S.E. , Asas-Asas Menejemen. Jakarta