Surat Dinas / Resmi

1.  Pengertian Surat
    Ada beberapa ahli bahasa yang membahas tentang pengertian surat. Pendapat antara ahli yang satu dengan yang lain tentu berbeda karena mereka berangkat dari sudut yang berbeda pula. Darji (1978: 8) mengemukakan bahwa surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas hama sendiri ataupun jabatannya dalam organisasi. Selanjutnya apabila terjadi hubungan terus menerus antara dua belah pihak yang dilakukan dengan saling berkirim surat, maka terjadilah surat menyurat diartikan sebagai suatu aktivitas berkirim-kiriman surat. Jadi apabila seseorang menerima surat, dan kemudian membalas maka terjadilah aktivitas surat menyurat. Pengertian surat menyurat dalam arti luas meliputi semua aktivitas tata usaha yang berhubungan dengan surat, yaitu membuat surat, menggandakan surat dan mengarsipkan surat.
    Berdasarkan pendapat kedua ahli di atas dapat disimpulkan, bahwa surat adalah karangan jenis paparan yang berisikan maksud dan tujuan yang diinginkan oleh pembuat surat, sedangkan surat menyurat adalah kegiatan berkomunikasi yang saling membahas antara pihak pertama dengan pihak kedua dengan menggunakan surat sebagai alatnya.

2  Surat Resmi
    Peranan surat lebih jelas lagi, terutama dalam surat resmi, misalnya surat perjanjian, surat resmi, misalnya surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan surat-surat resmi lainnya. Surat-surat tersebut, selain resmi sifatnya, juga mempunyai kekuatan hukum yang dapat digunakan sebagai alat bukti tertulis, dan suatu bukti yang sah.

Pengertian
    Ada beberapa pendapat tentang pengertian surat resmi. Soedjito dan Solchan (198) memberi pengertian surat resmi ialah suatu alat sarana komunikasi tulis. Surat itu dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis dan praktis. Juga dikatakan bahwa surat resmi/dinas/jabatan ialah yang dikirimkan oleh kantor pemerintah/swasta kepada kantor pemerintah, atau dikirimkan oleh perseorangan kepada kantor pemerintah dan sebaliknya. Karena sifatnya resmi, dalam surat resmi hubungan yang bersifat lugas dan seperlunya.

Syarat
Syarat-syarat surat resmi menurut Soedjito (1987: 2) mengemukakan bahwa surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut :
1. Syarat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar yaitu :
a) Penyusunan letak bagian-bagian surat yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang ditentukan.
b) Pengetikan yang betul, jelas dan rapi.
c) Pemakaian kertas yang sesuai dengan :
    - Ukuran : kuarto berukuran 21 x 29 cm;
    - Jenis : HVS untuk lembar asli dalam kertas tembus untuk tembusan; dan
    - Warna : putih HVS untuk lembar asli, kuning kertas tembus perbal, biru muda HVS untuk surat rahasia.
2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal itu menguntungkan kedua pihak, yaitu :
a) Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu; dan
b) Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya.
3. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang benar/baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif.  

   Untuk itu, bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya yang keasing-asingan atau kedaerah-daerahan.
    Di samping ketiga syarat di atas, ada hal penting lainnya, yang perlu diperhatikan sehubungan dengan menyusun surat yang baik, yaitu:
a) Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan;
b) Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu;
c) Mengetahui posisi dan bidang tugasnya, dan
d) Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.

3 Ejaan Yang Disempurnakan
    Ejaan adalah keseluruhan aturan bagaimana melambangkan bunyi ujaran dan bagaimana hubungan antara lambang tersebut. tetapi secara teknis yang dimaksud ejaan adalah tata cara penulisan huruf, penulisan kata, dan pemakaian tanda baca (Arifin, 1985: 28).
    Depdikbud (1988: 37) mengemukakan bahwa ejaan adalah keseluruhan peraturan melambangkan bunyi ujaran dan hubungan lambang tersebut. Pada dasarnya penulisan ejaan bahasa Indonesia disesuaikan dengan ejaan yang disempurnakan.
    Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan, bahwa ejaan adalah keseluruhan aturan bagaimana melambangkan bunyi dan bagaimana hubungan antara lambang tersebut, tetapi secara teknis yang dimaksud ejaan adalah tata cara penulisan huruf, penulisan kata, dan pemakaian tanda baca.
Dalam penelitian ini ejaan yang dimaksud adalah ejaan yang meliputi : (a) pemakaian huruf besar, (b) pemakaian tanda titik, dan (c0 pemakaian tanda hubung yang berada dalam surat menyurat resmi bahas Indonesia di Desa Punten Kecamatan Batu tahun 2009. Masing-masing masalah itu dapat diselesaikan sebagai berikut.
Huruf Besar
Dalam buku “Tata Bahasa Baku Indonesia” (Depdikbud: 1988: 377) huruf besar dipakai dengan aturan sebagai berikut.
1) Huruf pertama pada awal kalimat
Contoh :
a) Dia menulis surat
b) Apa maksudnya ?
2) Huruf pertama pada awal kalimat.
Contoh :
a) Bapak menasihatkan, “Berhati-hatilah, Nak!”
b) “Kemarin engkau terlambat,” katanya.
3) Huruf pertama dalam ungkapan yang berhubungan dengan nama Tuhan dan kitab suci, termasuk kata ganti untuk Tuhan.
Contoh :
a) Yang Maha Kuasa
b) Tuhan akan menunjukkan jalan yang benar kepada hamba-Nya.
4) Huruf pertama nama gelar kehormatan, keturunan, dan keagamaan yang diikuti nama orang.
Contoh :
a) Sultan Hasanuddin
b) Haji Agus Salam
5) Huruf pertama unsur jabatan dan pangkat yang diikuti nama orang atau yang dipakai sebagai pengganti nama orang tertentu, nama instansi, atau nama tempat.
Contoh :
a) Wakil Presiden Sudarmono
b) Gubernur Irian Jaya

6) Huruf pertama unsur nama orang.
Contoh :
a) Dewi Sartika
b) Amir Hamzah
7) Huruf pertama nama bangsa, suku bangsa dan bahasa.
Contoh :
a) Bangsa Indonesia
b) Suku Sunda
8) Huruf pertama nama tahun, bulan, hari, hari raya, dan peristiwa sejarah.
Contoh :
a) Tahun Hijrah
b) Hari Senin
9) Huruf pertama nama geografi.
Contoh :
a) Bali
b) Asia Tenggara
10) Huruf pertama semua unsur nama negara, lembaga, pemerintah, dan ketatanegaraan, serta nama dokumen resmi kecuali kata seperti dan
Contoh :
a) Republik Indonesia
b) Majelis Permusyawaratan Rakyat
11) Huruf pertama setiap unsur bentuk ulang sempurna yang terdapat pada nama badan, lembaga pemerintah dan ketatanegaraan, serta dokumen resmi.
Contoh :
a) Perserikatan Bangsa-bangsa
b) Yayasan Ilmu-Ilmu Sosial
12) Huruf pertama semua kata di dalam nama buku, majalah, surat kabar, dan judul karangan kecuali kata seperti di, ke, dari, dan, yang untuk tidak terletak pada posisi awal.
Contoh :
a) Bacalah majalah Bahasa dan Sastra
b) Dia adalah agen surat kabar Jawa Pos
13) Huruf pertama unsur singkatan nama gelar, pangkat, dan sapaan.
Contoh :
a) Dr
b) M.A
14) Huruf pertama kata penunjuk hubungan kekerabatan seperti Bapak, Ibu, saudara, kakak, adik, dan paman yang dipakai dalam penyapaan dan pengacuan.
Contoh :
a) Surat Saudara sudah saya terima.
b) Besok Paman akan datang.

15) Huruf pertama kata ganti Anda.
Contoh :
a) Sudahkah Anda tahu?
b) Surat Anda telah kami terima.
Tanda Titik
Berdasarkan ejaan yang disempurnakan tanda titik dipakai sebagai berikut ini
1) Pada akhir kalimat yang bukan pertanyaan atau seruan.
Contoh :
a) Ayahku tinggal di Batu.
b) Biarlah mereka duduk di sana.
2) Di belakang angka atau huruf dalam suatu bagan, ikhtisar atau daftar.
Contoh :
a) Patokan Umum
1.1 Isi Karangan
1.2 Ilustrasi
1.2.1 Gambaran Tangan
1.2.2 Tabel
3) Untuk memisahkan angka jam, menit, dan detik yang menunjukkan waktu.
Contoh :
a) pukul 1.35.20
b) pukul 5.11.15
4) Untuk memisahkan angka, jam, menit dan detik yang menunjukkan jangka waktu.
Contoh :
a) 1.35.20 jam
b) 0.20.30 jam
5) Diantara nama penulis, judul tulisan yang tidak berakhir dengan tanda tanya dan tanda seru, dan tempat terbit dalam daftar pustaka.
Contoh :
a) Siregor, merari, 1920. Azap dan sengsara.
Tanda Hubung
Berdasarkan ejaan yang disempurnakan tanda hubung dipakai sebagai berikut :
1) Tanda hubung menyambung suku-suku kata dasar yang terpisah oleh pergantian baris.
Contoh :
a) Di samping cara-cara lama itu ada juga cara yang baru.
b) Mereka bersama-sama bernyanyi gembira ria.
2) Tanda hubung menyambung awalan dengan bagian kata di belakangnya atau akhiran dengan bagian kata di depannya pada pergantian baris.
Contoh :
a) Kini ada cara yang baru untuk mengukur panas.
b) Senjata ini merupakan alat pertahanan yang canggih.
3) Tanda hubung menyambung unsur-unsur kata ulang.
Contoh :
a) anak-anak
b) berulang-ulang
4) Tanda hubung menyambung huruf kata yang dieja satu-satu dan bagian-bagian tanggal. Contoh :
a) p-a-n-t-i-a
b) 8-4-1973
5) Tanda hubung boleh dipakai untuk memperjelas (1) hubungan bagian kata atau ungkapan dan (2) penghilangan bagian kelompok kata.
Contoh :
a) ber-evolusi
b) dua puluh lima ribuan
6) Tanda hubung dipakai untuk merangkaikan (i) se- dengan kata berikutnya yang dimulai dengan huruf kapital, (ii) ke- dengan angka, (iii) angka dengan –an, (iv) singkatan berhuruf kapital dengan imbuhan kata, dan (v) nama jabatan rangkap.
Contoh :
a) se-Indonesia
b) tahun 50-an
7) Tanda hubung dipakai untuk merangkaikan unsur bahasa Indonesia dengan unsur bahasa asing.
a) di-smash
b) pen-tackle-an

4 Pemilihan Kata
Pengertian Kata
Ada beberapa ahli berpendapat tentang pengertian kata. Depdikbud (1988: 24) memberi pengertian bahwa kata adalah bagian terkecil dari kalimat yang dapat berdiri sendiri dan mempunyai makna. Namun halnya kata dalam bahasa Indonesia dapat dibentuk dari kata lain.
Sejalan dengan pendapat tersebut, Keraf (1966: 57) mengatakan bahwa kata adalah kesatuan-kesatuan terkecil yang diperoleh sesudah sebuah kalimat dibagi atau bagian-bagiannya, dan yang mengandung suatu ide. Dikatakan juga suatu morfem bebas, tetapi juga meliputi semua bentuk gabungan antara morfem terikat dengan morfem bebas atau morfem bebas dengan morfem dasar.
Fungsi Kata
Kata yang digunakan dalam sebuah kalimat itu mempunyai fungsi sebagai berikut :
1) Secara langsung dapat membina sebuah kalimat.
2) Dalam tiap-tiap kata mengandung suatu ide tertentu. Ide yang berada dalam kata kerja dari ide yang terkandung dalam kata bekerja, mengerjakan, dan dikerjakan. Masing-masing membentuk ide yang berlainan.
Pemilihan Kata Dalam Surat Menyurat Resmi
Pemilihan kata yang tepat akan membantu seseorang mengungkapkan dengan tepat apa yang ingin disampaikannya baik secara tulis atau lisan. Di samping itu, pilihan kata harus sesuai dengan konteks surat.
Pilihan kata merupakan suatu unsur yang sangat penting, baik dalam mengarang atau dalam tuturan lisan. Agar pemilihan kata tepat sesuai dengan maksud, maka kamus merupakan alat bantu yang paling tepat. Kamus dapat membantu menentukan makna kata secara tepat.
Pemilihan kata yang benar adalah benar tidaknya penulisan kata tersebut dalam bahasa Indonesia. Pemilihan kata dalam bahasa Indonesia benar, jika dituliskan sesuai dengan ejaan yang disempurnakan dan tata bahasa baku bahasa Indonesia.
Pemilihan kata yang dimaksud adalah benar tidaknya kata yang digunakan dalam menulis surat-surat resmi bahasa Indonesia. Pemilihan kata benar, jika sesuai dengan syarat-syarat penulisan surat yang baik, salah jika tidak sesuai dengan penulisan surat yang baik dengan menyimpang dari tata bahasa baku Indonesia.
Dilihat dari pengertian dan fungsi kata tersebut, maka dapat dijelaskan bahwa pemilihan kata dalam membentuk sebuah kalimat itu sangat perlu. Apa lagi dalam penulisan surat resmi, surat harus jelas, singkat dan lugas. Hal ini agar tidak menimbulkan salah pengertian atau salah tafsir. Jadi dalam pemilihan kata itu harus sangat hati-hati untuk tidak menyimpang dari tujuan.

Pemakaian Kalimat
Kalimat adalah satuan bahasa yang secara relatif dapat berdiri sendiri, yang mempunyai pola intonasi akhir dan yang terdiri dari klausa (Cook, 1971: 39; Elsen dan Pickett, 1969: 82).
Depdikbud (1988: 29) mengemukakan bahwa kalimat umumnya berwujud rentetan kata yang disusun sesuai kaidah yang berlaku. Setiap kata termasuk kelas atau kategori kata dan mempunyai fungsi dalam kalimat. Pengurutan rentetan kata serta macam kata yang dihasilkan. Ditambahkan pula bahwa kalimat adalah bagian terkecil ujaran atau teks yang mengungkapkan pikiran yang utuh secara ketatabahasaan. Dalam wujud lisan kalimat diiringi oleh alunan titi nada, disela oleh jeda, diakhiri oleh intonasi selesai, dan diikuti oleh kesenyapan yang memustahilkan adanya perpaduan atau asimilasi bunyi (Depdikbud, 1988: 254). Dalam wujud tulisan berhuruf latin. Kalimat dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda titik, tanda tanya atau tanda seru dan di dalamnya disertakan pula berbagai tanda berupa baca yang berupa spasi atau ruang kosong, koma, titik koma, titik dua dan atau sepasang garis pendek yang mengapit bentuk tertentu. Tanda titik, tanda tanya, dan tanda seru sepadan dengan intonasi selesai sedangkan tanda baca lainnya sepadan dengan jeda. Adapun kesenyapan diwujudkan sebagai ruang kosong sebelum kapital permulaan. Alunan titi nada pada kebanyakan hal, tidak ada padanannya dalam bentuk tertulis.
Keraf (1989: 156) berpendapat bahwa kalimat adalah satu bagian yang didahului dan diikuti oleh kesenyapan sdangkan intonasinya menunjukkan bahwa bagian ujaran itu sudah lengkap. kelengkapan ujaran itu tentu dengan sendirinya membawa kelengkapan makna. Pembatasan bidang tutur antara kesenyapan dengan kesenyapan penting sekali, karena secara formil itulah merupakan batas-batas yang dengan tegas dapat kita tangkap dalam suatu arus ujaran.
Berdasarkan kesamaan pendapat di atas dapat diambil kesimpulan bahwa kalimat adalah bagian terkecil ujaran atau teks yang mengungkapkan pikiran yang utuh secara ketatabahasaan, yaitu didahului dan diikuti oleh kesenyapan.
Dalam penelitian ini kalimat dipandang dari segi struktur itensif klausa utama. Kalimat ini meliputi dua pokok, yaitu (1) kalimat sempurna, dan (2) kalimat taksempurna. Hal ini yang akan dijelaskan di bawah ini.
Kalimat Sempurna
Kalimat sempurna adalah kalimat yang dasarnya terdiri dari sebuah klausa bebas (Cook, 1971: 47). Oleh karena yang mendasari kalimat sempurna adalah suatu klausa bebas, maka kalimat sempurna ini mencakup kalimat tunggal, kalimat bersusun, dan kalimat majemuk.
Contoh :
a) Ibu duduk.
b) Ayah meninggal dunia waktu saya studi di Negeri Belanda.
c) Nenek membeli kue lantas dia membagi-bagikannya kepada cucunya.
Kalimat Tak Sempurna
Kalimat tak sempurna adalah kalimat yang dasarnya hanya terdiri dari sebuah klausa terikat, atau sama sekali tidak mengandung struktur klausa (Cook, 1971: 47).
Kalimat tak sempurna ini mencakup kalimat-kalimat urutan, sampingan, elips, tambahan, jawaban, seruan dan minor. Contoh :
a) “Mau kemana kamu nanti sore?”
b) “Ke Bandung”.
“Dengan siapa ?”
“Teman”.
“Maksudmu?”
“Edi

http://bahasaindosugik.blogspot.co.id/2010/10/surat-dinasresmi.html